Tìm kiếm các từ khóa "văn phòng không giấy", "chuyển đổi số" và "số hóa tài liệu" trên công cụ tìm kiếm Google, sẽ cho ra nhiều kết quả bài viết về quá trình số hóa tài liệu. Số lượng kết quả này do Google trả về là minh chứng cho tầm quan trọng của việc số hóa (Digitalization) trong việc phát triển bền vững của các doanh nghiệp.
Tại sao cần chuyển đổi dữ liệu giấy sang dạng điện tử?
Trong thời đại công nghiệp 4.0, việc áp dụng Công nghệ thông tin vào việc số hóa và xây dựng Cơ sở dữ liệu hiện đại là biện pháp mà các tổ chức/doanh nghiệp chọn lựa để thúc đẩy cải cách, nâng cao hiệu quả trong xử lý thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ cho khách hàng/người dân nhanh chóng hơn, tốt hơn, mang lại hiệu quả cao hơn. Cụ thể, việc cần thiết để chuyển đổi các kho vật lý lưu trữ hồ sơ rối ren và tốn diện tích đó thành một "kho ảo", là cơ sở dữ liệu hiện đại, đồng bộ với dung lượng lớn, lưu trữ thông minh, quản lý vận hành bảo mật an toàn, truy xuất nhanh chóng, dễ dàng tìm kiếm và chia sẻ thông tin. Dưới đây là những lý do quan trọng cho thấy cần thiết của quá trình chuyển đổi này, kèm theo các số liệu thống kê minh chứng.
Nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc
Tìm kiếm và trích xuất thông tin nhanh chóng: Dữ liệu điện tử có thể được tìm kiếm và trích xuất dễ dàng, nhanh chóng thông qua từ khóa và bộ lọc, giúp tiết kiệm thời gian và công sức so với việc tìm kiếm thủ công trên giấy tờ. Theo Abbyy, một công ty chuyên về nhận dạng ký tự quang học và ngôn ngữ tự nhiên, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm đến 80% thời gian xử lý tài liệu bằng cách số hóa quy trình.
Việc chia sẻ và khai thác dữ liệu điện tử trở nên dễ dàng: Dữ liệu có thể được chia sẻ qua email, mạng nội bộ, đám mây,... giúp tương tác và trao đổi thông tin giữa cá nhân, phòng ban, tổ chức trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn. Theo McKinsey, việc sử dụng hiệu quả các công cụ trên mạng máy tính có thể tăng năng suất của nhân viên lên 20-25%.
Điều tự động hóa quy trình là một xu hướng không thể tránh khỏi: Dữ liệu điện tử là cơ sở để áp dụng công nghệ tự động hóa vào các quy trình kinh doanh, từ đó giảm thiểu công việc thủ công, giảm lỗi và tăng hiệu suất làm việc. PwC ước tính rằng tự động hóa có thể thay thế tới 45% công việc của con người.
Tiết kiệm chi phí
Giảm chi phí in ấn, lưu trữ và bảo quản thông qua số hóa dữ liệu: Việc số hóa giúp loại bỏ hoặc giảm thiểu việc sử dụng giấy, giúp tiết kiệm chi phí in ấn, mua sắm vật tư văn phòng, thuê kho lưu trữ và vận chuyển tài liệu. Theo Forbes, mỗi nhân viên văn phòng trung bình sử dụng khoảng 10.000 tờ giấy mỗi năm và các công ty Mỹ đang lãng phí khoản tiền lớn, lên tới 120 tỷ USD hàng năm chỉ để in ấn biểu mẫu. Đáng lưu ý là sau 3 tháng, phần lớn số biểu mẫu này trở nên lỗi thời và không còn hữu ích nữa. Điều này thể hiện sự lãng phí tài nguyên và không hiệu quả khi sử dụng giấy tại các doanh nghiệp Mỹ, đồng thời nhấn mạnh ưu điểm lớn của việc chuyển sang văn phòng không giấy.
Tăng cường tối ưu hóa việc sử dụng tài liệu lưu trữ: Với việc áp dụng hệ thống lưu trữ điện tử, việc lưu trữ tài liệu đã đem lại hiệu quả cao nhất trong việc phục vụ khai thác, mở rộng đối tượng tiếp cận mà không bị giới hạn bởi địa lý.
Số hóa hồ sơ hiệu quả với hệ thống VNPT eDiG
Nền tảng số hóa hồ sơ lưu trữ trực tuyến VNPT eDiG của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam đang là một giải pháp hiệu quả, mang đến nhiều ưu điểm như: Tiết kiệm không gian lưu trữ tài liệu, văn bản; Hỗ trợ việc lưu trữ và truy xuất thông tin mọi lúc, mọi nơi; Khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu; Backup dữ liệu để phòng tránh rủi ro; Xử lý tình trạng hao mòn của tài liệu gốc; Bảo đảm an ninh và toàn vẹn của dữ liệu.
VNPT eDiG là một hệ thống phần mềm giúp khách hàng chuyển đổi dữ liệu từ dạng hồ sơ giấy sang dạng tín hiệu số, được máy tính hiểu, đọc và lưu trữ vào kho CSDL của đơn vị. Hệ thống này được triển khai linh hoạt; dễ dàng tích hợp trên cơ sở hiện trạng của khách hàng; giúp tạo nên CSDL mở, dễ dàng tìm kiếm, truy cập và khai thác; các đơn vị có thể lập báo cáo thống kê hồ sơ, tổng hợp số liệu cực kỳ nhanh chóng.
Bằng việc áp dụng mô hình điện toán đám mây, dịch vụ VNPT eDiG có thể phục vụ các khách hàng lớn trên diện rộng và lưu trữ nhiều cấp độ/các loại hồ sơ - bao gồm cả thông tin hồ sơ chưa xác định. Hệ thống hiện tại bao gồm 12 phân hệ với 66 nhóm chức năng và hơn 600 tính năng. Với công nghệ tiên tiến hiện đại và nhiều tính năng hữu ích, giải pháp đã nhận được nhiều giải thưởng quan trọng như Giải thưởng Sao Khuê 2020, Top Công nghệ 4.0 năm 2023 trong lĩnh vực Dịch vụ chuyển đổi số.
Để biết thêm chi tiết, Quý khách hàng có thể truy cập vào trang web vnpt.com.vn hoặc gọi đến số hotline miễn phí 18001260.
