Ở Thế Giới Di Động, từ khi thành lập, công nghệ tiên tiến đã được áp dụng một cách hiệu quả, giảm đáng kể các loại chi phí nhân viên so với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường.
20 năm trước, Thế Giới Di Động khai trương cửa hàng đầu tiên vào năm 2004. Lúc đó, tương tự như nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ khác, ông Nguyễn Đức Tài chưa sở hữu bất kỳ công nghệ nào, và quản lý công việc kinh doanh bằng phần mềm Excel.
Cho đến cuối năm 2005, khi mở cửa hàng thứ hai, nhu cầu quản lý từ xa đã bắt đầu xuất hiện vì Excel không đáp ứng được việc quản lý đồng thời hai cửa hàng cũng như việc vận chuyển hàng hóa.
Từ nay, Thế Giới Di Động sẽ bắt đầu triển khai hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) để quản lý và kiểm soát các yếu tố quan trọng như doanh thu, hàng tồn kho, giúp lãnh đạo doanh nghiệp có thể theo dõi tình hình kinh doanh từ xa.
Ban đầu, phần mềm chỉ có khả năng quản lý hàng hóa đơn giản. Theo thời gian và chiến lược kinh doanh của công ty, phần mềm liên tục được mở rộng, phát triển thêm nhiều hệ thống phụ khác.
Khi Thế Giới Di Động phát triển và mở rộng, số lượng cửa hàng, sản phẩm bán ra và nhân viên cũng tăng đáng kể. Do đó, việc chia ca cho nhân viên trở nên phức tạp hơn. Trước đây, việc chia ca chỉ được thực hiện trên Excel, gây áp lực lớn cho người làm. Hơn nữa, khi số lượng dữ liệu trên Excel lên đến hàng chục nghìn dòng, phần mềm này cũng dễ bị chậm trễ. Vì vậy, Thế Giới Di Động đã quyết định đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm mới để thực hiện việc chia ca.
Trong quản lý bán hàng, thường các cửa hàng sẽ tập trung vào một điểm duy nhất, nghĩa là có một khu trung tâm để nhận đơn hàng, nhập vào hệ thống, in phiếu, thu tiền, viết hóa đơn... Điều này dẫn đến việc khách hàng phải chờ đợi lâu hơn trong giờ cao điểm. Thế Giới Di Động đã là một trong những địa điểm đầu tiên áp dụng việc nhân viên mang theo smartphone để bán hàng.
Cụ thể, nhân viên tư vấn sẽ sử dụng điện thoại thông minh để có được tất cả thông tin về sản phẩm, bao gồm tính năng và chi tiết khuyến mãi, nhằm tư vấn cho khách hàng một cách hiệu quả. Sau khi tư vấn xong, nhân viên đó sẽ tiếp tục đặt hàng trực tiếp cho khách hàng, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và tránh xếp hàng tại quầy thu ngân. Vì vậy, tại Thế Giới Di Động, hầu như không có khách hàng phải chờ đợi.
Bên cạnh đó, một ưu điểm của phương pháp quản lý bán hàng này là khả năng tính toán ngay lập tức doanh số và thưởng cho nhân viên. Mỗi lần bán ra một chiếc điện thoại liên quan đến nhiều người, bao gồm những người bán hàng trực tiếp, thu ngân, quản lý cửa hàng, và tổng quản lý của nhiều siêu thị khác nhau. Việc xác định số tiền phải trả cho mỗi người thường rất phức tạp, nhưng hệ thống ERP của Thế Giới Di Động có thể tính lương theo ngày. Điều này giúp nhân viên có thể theo dõi thu nhập của mình và xem ai trong số những người xung quanh làm việc bán hàng tốt để học tập.
Trước đây, trong khi các chuỗi điện thoại khác thay đổi bảng giá bằng cách thủ công, Thế Giới Di Động đã áp dụng công nghệ để tự động thay đổi giá. Hệ thống này có khả năng cập nhật giá và khuyến mãi cho từng cửa hàng hoặc điện thoại cụ thể, và mỗi khi có thay đổi giá, thông tin mới sẽ được truyền đến các hệ thống đèn LED hiển thị tại các cửa hàng ngay lập tức. Nhờ vào việc này, công ty không cần phải chi tiêu cho việc thay đổi bảng giá và nhân viên tại các cửa hàng có thể tập trung hoàn toàn vào việc chăm sóc khách hàng.
Trong lĩnh vực quản trị, lãnh đạo của Thế Giới Di Động đã tiết lộ rằng, trên các cửa ra vào tại các cửa hàng của công ty, đã được trang bị hệ thống camera để đếm số lượng khách hàng đi qua. Điều này giúp lãnh đạo công ty có được thông tin chi tiết về số lượng khách hàng tại từng cửa hàng, bao gồm cả số người vào cửa hàng và số người mua hàng. Tỷ lệ này cao đồng nghĩa với việc cửa hàng đang hoạt động hiệu quả, trong khi tỷ lệ này thấp có nghĩa là cửa hàng đang gặp vấn đề. Dựa trên đó, những cửa hàng không đạt được sự hài lòng từ khách hàng sẽ được gửi người điều tra và tìm hiểu nguyên nhân.
Công nghệ cũng giúp nhân viên kế toán Thế Giới Di Động giảm gánh nặng công việc, như việc tính lương cho hơn hàng chục nghìn nhân viên chỉ cần hai người thực hiện. Bên cạnh đó, với một công ty phát sinh cả trăm nghìn hóa đơn mỗi ngày, việc lưu trữ bằng giấy rất khó khăn và quản lý trong 10 năm lại càng khó. Vì vậy, ngay khi Nhà nước cho phép, Thế Giới Di Động đã là một trong ba công ty đầu tiên ở Việt Nam áp dụng hóa đơn điện tử.
Trong việc tuyển dụng, Thế Giới Di Động đã áp dụng hệ thống quản trị nhân lực trực tuyến và phương pháp phỏng vấn thông minh để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng của hàng chục siêu thị hàng tháng. Giao diện phỏng vấn trực tuyến chỉ mất 18 phút và bất kỳ ai cũng có thể truy cập vào trang web này để đăng ký ứng tuyển cho các vị trí tuyển dụng. Qua việc đặt câu hỏi, hệ thống sẽ giúp đánh giá tính cách và kỹ năng của ứng viên để chọn ra những người phù hợp nhất. Sau đó, những ứng viên này có thể nộp hồ sơ trực tuyến và gia nhập công ty. Tất cả dữ liệu được lưu trữ trong phần mềm của công ty, giúp tiết kiệm chi phí quản lý nhân sự và tuyển dụng cho các vị trí tiếp theo.
Về việc bảo hành, hệ thống tiếp nhận thông qua ứng dụng trên điện thoại thông minh, có khả năng quản lý một cách nhanh chóng thời gian sử dụng của từng chiếc điện thoại để tiến hành bảo hành cho khách hàng.
Về việc quản lý kho, hệ thống của Thế Giới Di Động tổng quát được tình hình của tất cả các cửa hàng. Do đó, khi một siêu thị hết hàng, phần mềm kho sẽ biết được siêu thị nào còn hàng để bán cho khách hàng. Nhà cung cấp và đơn vị giao nhận cũng sử dụng phần mềm riêng để vận hành, trong đó nhân viên kho sẽ mở hệ thống lên và kiểm tra nếu có đơn hàng mới để nhận và giao hàng. Hệ thống cũng theo dõi việc nhận hàng để đảm bảo không thiếu hay thừa hàng, tính toán từng linh kiện trong điện thoại còn hay hết để nhập hàng với số lượng vừa đủ.
Với sự tập trung vào phát triển nền tảng công nghệ, Thế Giới Di Động đã nhanh chóng trở thành một trong những chuỗi bán lẻ hàng đầu tại Việt Nam. Bên cạnh lĩnh vực điện thoại, Thế Giới Di Động đã mở rộng hoạt động kinh doanh sang nhiều lĩnh vực mới và dự kiến đạt doanh thu khoảng 5,5 tỷ USD vào năm 2022.
