Những nghiên cứu đã chứng minh rằng một không gian làm việc sạch sẽ có thể giúp giảm căng thẳng và nâng cao sự tập trung. Quan trọng nhất là bạn cần duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, thoải mái, yên tĩnh và vệ sinh. Hãy áp dụng phương pháp 5S để thực hiện điều này một cách hiệu quả nhất.
Kỹ thuật 5S là gì?
Kỹ thuật 5S, cũng giống như phương pháp Kanban và Kaizen, xuất xứ từ đất nước Nhật Bản, nơi mà các quy trình tổ chức được phát triển và trở nên hữu ích đến mức được áp dụng rộng rãi hơn.
Phương pháp này dựa vào 5 từ S, bao gồm sắp xếp, sắp xếp theo thứ tự, tỏa sáng, chuẩn hóa và duy trì, dịch sang tiếng Anh có nghĩa là sort, set in order, shine, standardize và sustain.
Dọn dẹp những vật dụng không cần thiết vào ngăn bàn hoặc thùng giấy.Ảnh: Pexels
Kỹ thuật 5S hoạt động như thế nào?
Năm nguyên tắc cơ bản của phương pháp 5S cung cấp một khung giúp tổ chức và làm sạch để giảm thiểu chất thải và tăng năng suất. Thay vì coi năm bước như một công việc chỉ cần thực hiện một lần, hãy xem chúng như một chu trình bạn phải lặp đi lặp lại. Khi hoàn thành bước cuối cùng, hãy quay trở lại bước đầu tiên.
- Sắp xếp: Loại bỏ những vật dụng không cần thiết trong không gian làm việc. Nếu chúng không cần thiết cho công việc bạn đang thực hiện, hãy đặt chúng vào ngăn kéo, thùng đựng đồ hoặc hộp đựng dưới bàn.
Tỏa sáng: Sau khi đã dọn dẹp không gian làm việc và loại bỏ những vật dụng không cần thiết, bước tiếp theo là vệ sinh và khử trùng. Đầu tiên, bạn nên lau sạch bề mặt bàn làm việc, quét dọn các mảnh vụn, bụi bẩn vào thùng rác...
Sắp xếp đồ đạc: Trong quá trình này, bạn cần phân loại các đồ đạc vào các thùng chứa khác nhau như đồ văn phòng, tài liệu tham khảo, dụng cụ làm việc cụ thể... Đảm bảo rằng những vật dụng bạn thường xuyên sử dụng được đặt ở vị trí tiện lợi nhất, chẳng hạn như trong ngăn kéo dưới bàn, điều này sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả nhất.
- Chuẩn hóa: Bước này có chút khác biệt so với ba bước đầu tiên, đó là sắp xếp và dọn dẹp. Chuẩn hóa là việc tạo ra một quy định để giữ cho mọi thứ gọn gàng và sạch sẽ, đồng thời tích hợp nó vào quy trình làm việc thực tế của bạn.
- Duy trì: Bước này chủ yếu là duy trì, cam kết tuân theo quy trình chuẩn hóa mà bạn đã thiết lập ở bước thứ tư, thực hiện đều đặn và theo đúng thứ tự. Điều này giúp thói quen trở nên tự nhiên hơn và không gian làm việc của bạn sẽ trở nên hiệu quả hơn.
Khi sắp xếp không gian làm việc, đừng quên rằng mục tiêu của bạn không chỉ là tạo ra không gian sạch sẽ mà còn giúp giảm thiểu vật dụng gây mất tập trung và tiết kiệm thời gian tìm kiếm.
Chuyển đổi việc sắp xếp, dọn dẹp theo phương pháp 5S thành một thói quen định kỳ. Ảnh: Pexels
