Ở Thế Giới Di Động, công nghệ tiên tiến đã được áp dụng ngay từ khi thành lập, giúp giảm đáng kể các loại chi phí nhân viên so với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường.
20 năm trước, vào năm 2004, Thế Giới Di Động khai trương cửa hàng đầu tiên. Lúc đó, giống như nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ khác, ông Nguyễn Đức Tài chưa sở hữu bất kỳ công nghệ nào và quản lý công việc kinh doanh bằng phần mềm Excel.
Cho đến cuối năm 2005, khi mở cửa hàng thứ hai, nhu cầu quản lý từ xa bắt đầu xuất hiện vì Excel không đáp ứng được việc quản lý đồng thời hai cửa hàng và việc vận chuyển hàng hóa.
Từ đây, Thế Giới Di Động đã bắt đầu triển khai việc xây dựng hệ thống ERP (Quản lý nguồn lực doanh nghiệp) nhằm quản lý và theo dõi các yếu tố quan trọng như doanh thu, hàng tồn kho, giúp cho lãnh đạo của doanh nghiệp có thể theo dõi tình hình kinh doanh từ xa.
Ban đầu, phần mềm chỉ có khả năng quản lý hàng hóa đơn giản. Theo thời gian và chiến lược kinh doanh của công ty, phần mềm liên tục được mở rộng, phát triển thêm nhiều phân hệ khác.
Khi hệ thống của Thế Giới Di Động ngày càng phát triển, số lượng cửa hàng, sản phẩm bán ra và nhân viên cũng tăng đáng kể. Do đó, công ty đã gặp khó khăn trong việc chia ca làm việc cho nhân viên. Trước đây, việc chia ca chỉ được thực hiện trên Excel, gây ra tình trạng quá tải cho nhân viên. Hơn nữa, khi số dòng trên Excel lên đến hàng chục nghìn, phần mềm này cũng dễ bị treo. Vì thế, Thế Giới Di Động đã quyết định đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm mới để chia ca làm việc.
Trong quản lý bán hàng, thì thông thường các cửa hàng thường tập trung vào một điểm duy nhất, có nghĩa là có một trung tâm để tiếp nhận đơn hàng, nhập vào hệ thống, in phiếu, thu tiền, viết hóa đơn... Điều này dẫn đến việc khách hàng phải chờ đợi lâu hơn trong thời gian cao điểm. Thế Giới Di Động là một trong những địa điểm đầu tiên mà nhân viên sử dụng smartphone để bán hàng.
Cụ thể, nhân viên tư vấn sẽ sử dụng điện thoại thông minh để có thể tìm hiểu tất cả các thông tin về sản phẩm đó, bao gồm cả tính năng và chi tiết về khuyến mãi, nhằm đảm bảo khả năng tư vấn hiệu quả cho khách hàng. Sau khi tư vấn, nhân viên đó cũng sẽ trực tiếp tiến hành đặt hàng cho khách hàng, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian so với việc đứng chờ tại quầy thu ngân. Vì vậy, tại Thế Giới Di Động, hầu như không có tình trạng phải chờ đợi.
Ngoài ra, ưu điểm của phương pháp quản lý bán hàng này là có thể tính toán ngay lập tức doanh số và thưởng cho nhân viên. Mỗi lần bán ra một chiếc điện thoại liên quan đến nhiều người, bao gồm người bán hàng trực tiếp, thu ngân, quản lý cửa hàng, tổng quản lý của nhiều siêu thị... Việc xác định số tiền mà mỗi người nhận được thông thường rất phức tạp, nhưng hệ thống ERP của Thế Giới Di Động có thể tính lương theo ngày. Điều này giúp cho nhân viên có thể theo dõi thu nhập của mình và xem ai trong số những người xung quanh là người bán hàng giỏi để học hỏi.
Trước đây, khi các chuỗi điện thoại khác thay đổi bảng giá bằng cách thủ công, tại Thế Giới Di Động, công nghệ đã giúp việc thay giá được thực hiện tự động. Hệ thống này có khả năng làm giá, khuyến mãi cho từng siêu thị hoặc điện thoại cụ thể, và mỗi khi giá thay đổi, giá mới sẽ ngay lập tức được chuyển đến các hệ thống đèn LED hiển thị tại các cửa hàng. Nhờ vậy, công ty không phải chi trả cho việc thay đổi bảng giá và nhân viên tại các cửa hàng có thể tập trung hoàn toàn vào việc chăm sóc khách hàng.
Trong lĩnh vực quản trị, lãnh đạo Thế Giới Di Động đã từng chia sẻ rằng, trên tất cả các cửa ra vào của cửa hàng, đã được trang bị các cảm biến để đếm số lượng khách hàng đi qua. Điều này giúp lãnh đạo công ty có được dữ liệu chi tiết về từng cửa hàng, bao gồm số lượng khách hàng đến cửa hàng và trong số đó có bao nhiêu người mua hàng. Tỷ lệ này cao có ý nghĩa là cửa hàng đang hoạt động hiệu quả, trong khi tỷ lệ này thấp có nghĩa là cửa hàng đang gặp vấn đề. Dựa vào đó, các cửa hàng không đạt được sự hài lòng từ khách hàng sẽ được gửi người điều tra và tìm hiểu nguyên nhân.
Công nghệ cũng giúp nhân viên kế toán Thế Giới Di Động giảm công việc, ví dụ như việc tính lương cho hàng chục nghìn nhân viên chỉ cần hai người thực hiện. Ngoài ra, với một công ty phát sinh hàng trăm nghìn hóa đơn mỗi ngày, việc lưu trữ bằng giấy rất khó khăn và quản lý trong 10 năm càng khó. Vì vậy, ngay khi Nhà nước cho phép, Thế Giới Di Động đã là một trong ba công ty đầu tiên ở Việt Nam áp dụng hóa đơn điện tử.
Trong việc tuyển dụng, Thế Giới Di Động đã triển khai hệ thống quản trị nhân lực trực tuyến và phương pháp phỏng vấn thông minh để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng cho hàng chục siêu thị hàng tháng. Giao diện phỏng vấn trực tuyến chỉ mất 18 phút và bất kỳ ai cũng có thể truy cập vào trang web này để đăng ký ứng tuyển cho từng vị trí. Qua việc đặt câu hỏi, hệ thống sẽ đánh giá tính cách và kỹ năng của ứng viên để chọn ra những người phù hợp nhất. Sau đó, những người này sẽ nộp hồ sơ trực tuyến để gia nhập công ty. Tất cả dữ liệu được lưu trữ trong phần mềm của công ty, giúp tiết kiệm chi phí quản lý nhân sự khi tuyển dụng cho các vị trí tiếp theo.
Về vấn đề bảo hành, hệ thống tiếp nhận thông qua ứng dụng trên điện thoại thông minh, có thể quản lý một cách nhanh chóng thời gian sử dụng của từng điện thoại để đảm bảo bảo hành cho khách hàng.
Về việc quản lý kho, hệ thống của Thế Giới Di Động tổng quát được tình hình của tất cả các cửa hàng. Từ đó, khi một siêu thị không còn hàng, phần mềm kho sẽ biết được siêu thị nào còn hàng để bán cho khách. Nhà cung cấp và đơn vị giao nhận cũng hoạt động theo phần mềm riêng, nhân viên kho sẽ mở hệ thống lên, kiểm tra nếu có đơn hàng mới để nhận và giao hàng. Hệ thống cũng theo dõi việc nhận hàng để đảm bảo không thiếu hoặc thừa, tính toán số lượng linh kiện trong điện thoại còn hay đã hết để nhập hàng vừa đủ.
Với sự tập trung vào phát triển cơ sở hạ tầng công nghệ, Thế Giới Di Động đã nhanh chóng trở thành một trong những chuỗi cửa hàng bán lẻ hàng đầu tại Việt Nam. Bên cạnh lĩnh vực điện thoại di động, Thế Giới Di Động đã mở rộng hoạt động sang nhiều lĩnh vực kinh doanh mới và dự kiến đạt doanh thu khoảng 5,5 tỷ USD vào năm 2022.
